邮件系统管理制度（混乱不堪的业务邮件怎么管理）

本文目录

• 混乱不堪的业务邮件怎么管理
• 快递业务经营许可管理办法（2018）
• 邮件快件实名收寄管理办法

混乱不堪的业务邮件怎么管理

上海孚盟软件有限公司简介
孚盟软件(FUMA SOFT)是一家成立在上海的外资软件高科技企业，前身上海鑫威信息技术有限公司。自成立一直致力于外贸企业管理软件产品、为外贸企业提供信息化提供全面的解决方案作为发展方向，六年多的来，凭借领先的技术、优秀的团队、优秀的产品、良好的服务以及全方位的市场推广，已成为全国知名的外贸企业管理软件提供商。
在中国外贸管理软件行业，孚盟软件拥有丰富的产品线，
主要解决方案与服务：
 外贸邮件管理系统（TradeCRM）
 外贸客户关系管理系统（TradeCRM）
 外贸企业资源管理系统（TradeERP）
系统特点：
 成功客户多
 产品稳定性强
 实施难度小
 产品覆盖率高。
外贸企业的主要特点:
以客户为中心
Email 是主要的业务联系手段
贸易形式的多样化
业务流程的多样化
产品结构多样化
产品开发复杂
成本计算困难
外贸企业在邮件管理存在的问题
一． 业务邮件分散在各业务员的Email系统中，领导无法查询、监督及审批管理，更无法进行客户资源的统一管理
二． 邮件作为公司最重要的资源，如何备份，如何归档成为企业的网络管理员的一项不可能完成的任务，邮件越来越多，容量从一个G到十几个G不断的增长，有一天突然打不开发怎么办？系统或硬盘坏了怎么办？中了病毒，邮件被莫名其妙删除怎么办？业务员走了，邮件及客户资料也带走了，或者恶意删除，这些就好象是一颗不定时的炸弹，无法知道什么时候会发生，如何才能有效的避免。
三． 大量交往记录无法有效整理，仅靠邮件系统无法做到按客户、联系人甚至按项目、报价、合同、服务请求分别归档，客户资源无法有效的整理和分析。
四． 通过参会，外贸推广获取的大量询盘和客户资料缺乏有效和持续的跟踪和挖掘，造成商业机会流失。
五． 在环球资源、阿里巴巴、GOOGLE、百度等网络花大量的资金做广告，每天都有很多意向客户来询盘、报价、打样，如何去管理它们，如何保证不同业务员不重复给同一个客户报价或跟踪，保证客户和业务员点对点的服务？如何最大效率的开发成功客户？负责开发客户的业务员每天在干什么？这些都是一个个难题。
六． 业务人员每天将大量的时间用于处理单据和重复性工作，历史数据不能方便的被业务人员检索和调用，日常操作停留在手工劳动，无法发挥业务人员的最大价值。
七． 垃圾邮件太多，如何能有效的防范。
八． 为什么老是电脑网络老是会中病毒，总是无休止的重装系统，其实90%的病毒是通过电子邮件进行传播的。
九． 人员流失造成客户资源流失和新员工接手原工作的缓慢，有用的销售经验不能有效的内部传递。
十． 历史沉淀下许多有用的销售数据及邮件却不能利用为决策参考信息，为下一年产品开发和经营方向参考。
TradeMail 专门征对外贸企业
为外贸企业邮件管理和客户资源提供全面的解决方案
 系统采用先进的三层构架，包括客户端，服务端和业务相关数据及邮件三部分，所有来自客户/潜在客户的Email都会存入到TradeMail服务器端，业务员通过使用TradeMail客户端跟据权限访问和处理自已的邮件。邮件可以通过服务器自动接收，也可由客户端接收后提交给服务器端。所有的邮件以目录形式存储，只要服务端的硬盘空间有多大，就能存多少邮件。系统的邮件处理量可以达到50G以上／每月（1G＝1024M）的邮件，千万封邮件吞吐量。
 所有的邮件全部存储在服务器端，并配置有多种邮件备份方式，包括自动备份，打包备份，手动备份等多种手段，提供多种数据恢复手段和方案，保证邮件万无一失。
 业务员在任意一台电脑上，只要输入用户就可以访问和处理自已的邮件，无需作备份，电脑重装，系统损坏，不必再担心邮件丢失，只需安装一下客户端软件，输入用户和密码，所有的数据跟从前一模一样。
 真正的网络版的邮件处理软件。
企业高层和业务主管不单可以根据各种搜索条件的组合灵活检索所有的往来Email，以查看和监督日程业务的运作和进展情况，而且可以直观查看到每个有权查看业务员的所有邮件及客户资料，包括建立的文件夹，发出的邮件和外理邮件的情况，客户开发的进度等等。
企业可以基于业务员或特定的客户建立Email审批流程
 对于企业不放心的新手，主管可以设置为其所有要往外发的Email都须经过审批程序。审批通过的email方可由业务员发出。审批未通过的，需作根据主管建议作相应修改，直至通过审批。
 对于企业的重点或敏感客户，主管可以设置为所有要发给这些客户的Email都须经过审批程序。审批通过的Email方可由相应的业务员发出。审批未通过的，需作根据主管建议作相应修改，直至通过审批。
 严格各级权限管理，对各种敏感资料都可控制。对使用的邮箱和发件时显示的名字都可设置，还可控制邮件删除的权限，并且已删除进行可以恢复和跟踪。
 系统将邮箱分为两类:
专用邮箱和公共邮箱
 对于公用的邮箱，可根据客户及联系人权限自动分发，也可邮件转发规则，实现邮件分发自动化，并设有电脑随机分发，可以自动跟据业务员工作能力的不同，分配意向客户邮件，并有记忆功能，保证邮件是点对点传送，杜绝一个意向客户同时有多个业务员联系的情况。
TradeMail客户端自带邮件处理功能，无需其它的软件
主要特点
 几乎支持所有的POP邮件，并支持Gmail，Hotmail邮件账户，支持SSL安全认证方式，无需搭建邮件服务器，只要设置现有的各种的POP邮件账户，用户根据授权来使用，并可强制定义暗送目标地址，分配发件账户，定义发件人名称等
 几乎支持全球各种语言，例如：简体中文有GB2312编码、HZ编码，繁体中文有BIG5编码，日语有Shift-JIS、EUC编码、韩文、英文、UTF7和UTF8等等,并全面支持unicode 编码，具语编码自动识别功能。
 邮件可采用BASE64或Quoted-Printable编码。
 对公司发出的邮件格式统一管理，自定义邮件打印格式，可以提升公司对外的形象。
 邮件模板管理，可以定义发出邮件的统一格式。
 支持HTML和纯文本邮件
 定义邮件规则，邮件自动转移
 对于Email地址在系统中不存在的邮件，用户可依此创建新的销售线索，进而可以转换为联系人/客户和销售机会，或将该Email地址与系统中现有的相应联系人相关联。
 客户区域管理：可灵活自定义客户区域
 客户状态管理：分线索、潜在客户、已下单客户、小客户、大客户。
 联系活动管理：除邮件外还有电话、MSN聊天、传真联系记录等功能
 联系人管理：可以联系人的使用进行严格的授权
 对于所有的往来Email，业务员可以根据公司的规定标注相关的属性，如：报价单、订单、发票等，从而将可Email进行归类管理，方便进行查询，节省业务处理的时间，并建立统一的客户往来信息数据库。
灵活的邮件及业务提醒及跟踪功能，可以根据需要，对发出的邮件对方如在指定的时间未回复作出提醒，也可跟踪查询邮件处理情况及相关的邮件等等。
 提供简单快速的远程访问服务，业务员在同样在出差或在家可以处理自已的邮件，处理方式跟在公司一模一样。而且支持ADSL等动态IP接入方式，无需增加任何额外的费用。数据通信可以自定义加密方式，保证数据安全
为了使您更为了解我们的软件。知道孚盟软件将为您公司带来的方便。我们将为您邮寄三份关于我公司的详细介绍以及两套产品的彩页。
真诚期盼您的回音。

孚盟软件深圳分公司
地址(ADD): 深圳市福田区彩田路星河世纪大厦B栋1903室
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传真(FAX): 0755-83043792
网址:www.fumasoft.com
EMAIL:yanjm.sz@fumasoft.com
联系人:颜先生

快递业务经营许可管理办法（2018）

第一章　总则第一条　为了规范快递业务经营许可管理，促进快递业健康发展，根据《中华人民共和国邮政法》《中华人民共和国行政许可法》《快递暂行条例》等法律、行政法规，制定本办法。第二条　快递业务经营许可的申请、审批以及相关监督管理，适用本办法。第三条　国务院邮政管理部门和省、自治区、直辖市邮政管理机构以及按照国务院规定设立的省级以下邮政管理机构（以下统称邮政管理部门）负责快递业务经营许可管理工作。第四条　快递业务经营许可管理遵循公开、公平、公正、便民、高效的原则。
　　邮政管理部门应当充分利用计算机网络、大数据等信息技术，提升快递业务经营许可管理服务效能。第五条　经营快递业务，应当依法取得快递业务经营许可，并接受邮政管理部门及其他有关部门的监督管理；未经许可，任何单位和个人不得经营快递业务。第二章　申请与受理第六条　申请快递业务经营许可，应当符合《中华人民共和国邮政法》第五十二条的规定。第七条　申请快递业务经营许可，应当具备下列服务能力：
　　（一）与申请经营的地域范围、业务范围相适应的服务网络和信件、包裹、印刷品、其他寄递物品（以下统称快件）的运递能力；
　　（二）能够提供寄递快件的业务咨询、电话查询和互联网信息查询服务；
　　（三）收寄、投递快件的，有与申请经营的地域范围、业务范围相适应的场地或者设施；
　　（四）通过互联网等信息网络经营快递业务的，有与申请经营的地域范围、业务范围相适应的信息处理能力，能够保存快递服务信息不少于3年；
　　（五）对快件进行分拣、封发、储存、交换、转运等处理的，有封闭的、面积适宜的处理场地，配置相应的设备，且符合邮政管理部门和国家安全机关依法履行职责的要求。
　　在省、自治区、直辖市范围内专门从事快件收寄、投递服务的，应当具备前款第一项至第四项的服务能力；还应当与所合作的经营快递业务的企业签订书面协议或者意向书。第八条　申请快递业务经营许可，应当具备下列服务质量管理制度和业务操作规范：
　　（一）服务种类、服务时限、服务价格等服务承诺公示管理制度；
　　（二）投诉受理办法、赔偿办法等管理制度；
　　（三）业务查询、收寄、分拣、投递等操作规范。第九条　申请快递业务经营许可，根据其申请经营的业务范围，应当具备下列安全保障制度和措施：
　　（一）从业人员安全、用户信息安全等保障制度；
　　（二）突发事件应急预案；
　　（三）收寄验视、实名收寄等制度；
　　（四）快件安全检查制度；
　　（五）配备符合国家规定的监控、安检等设备设施；
　　（六）配备统一的计算机管理系统，配置符合邮政管理部门规定的数据接口，能够提供快递服务有关数据；
　　（七）监测、记录计算机管理系统运行状态的技术措施；
　　（八）快递服务信息数据备份和加密措施。第十条　申请经营国际快递业务的，还应当能够向有关部门提供寄递快件的报关数据，位于机场和进出口岸等属于海关监管的处理场地、设施、设备应当符合海关依法履行职责的要求。第十一条　申请快递业务经营许可，应当向《中华人民共和国邮政法》第五十三条第一款规定的邮政管理部门提交下列材料：
　　（一）快递业务经营许可申请书；
　　（二）企业名称预先核准材料或者企业法人营业执照；
　　（三）符合本办法第七条至第十条规定条件的情况说明；
　　（四）法律、行政法规规定的其他材料。
　　快递业务经营许可申请可以通过邮政管理部门信息系统提出。第十二条　邮政管理部门对申请人提出的快递业务经营许可申请，应当依照《中华人民共和国行政许可法》第三十二条的规定作出处理。第三章　审查与决定第十三条　邮政管理部门应当自受理快递业务经营许可申请之日起45个工作日内进行审查，作出批准或者不予批准的决定。予以批准的，颁发《快递业务经营许可证》并公告；不予批准的，书面通知申请人并说明理由。
　　邮政管理部门审查快递业务经营许可申请，应当考虑国家安全等因素，并征求有关部门的意见。第十四条　在国务院邮政管理部门规定的区域内，对本办法第十条规定的报关数据和处理场地、设施、设备条件，申请人在提出快递业务经营许可申请时未实际具备，但是承诺在约定期限内能够达到的，受理申请的邮政管理部门可以认定申请人符合有关条件。约定期限自邮政管理部门作出行政许可决定之日起不超过6个月。
　　邮政管理部门应当对被许可人是否在约定期限内履行承诺进行检查。发现被许可人实际情况与承诺内容不符的，邮政管理部门应当撤销快递业务经营许可。

邮件快件实名收寄管理办法

第一条　为了保障寄递渠道安全和寄递用户信息安全，规范邮件、快件实名收寄活动，根据《中华人民共和国邮政法》《中华人民共和国反恐怖主义法》《中华人民共和国网络安全法》《快递暂行条例》等法律、行政法规，制定本办法。第二条　在中华人民共和国境内交寄、收寄邮件、快件以及实施相关监督管理，适用本办法。第三条　邮政企业、快递企业、经营邮政通信业务的企业（以下统称寄递企业）应当执行实名收寄，在收寄邮件、快件时，要求寄件人出示有效身份证件，对寄件人身份进行查验，并登记身份信息。
　　寄件人出示的有效身份证件包括：
　　（一）居民身份证、临时居民身份证；
　　（二）中国人民解放军军人身份证件、中国人民武装警察身份证件；
　　（三）港澳台居民居住证、港澳居民来往内地通行证、台湾居民来往大陆通行证；
　　（四）外国公民护照；
　　（五）国家规定的其他有效身份证件。第四条　邮件、快件实名收寄遵循合法、安全、便民、高效的原则。第五条　国务院邮政管理部门负责对全国邮件、快件实名收寄实施监督管理。
　　省、自治区、直辖市邮政管理机构和按照国务院规定设立的省级以下邮政管理机构负责对本辖区的邮件、快件实名收寄实施监督管理。第六条　国务院邮政管理部门和省、自治区、直辖市邮政管理机构以及省级以下邮政管理机构（以下统称邮政管理部门）应当加强与公安机关、国家安全机关等的相互配合，建立健全安全保障机制，监督实名收寄的落实。第七条　寄递企业应当制定本单位实名收寄管理制度和措施，并严格落实执行。第八条　使用统一的商标、字号或者快递运单经营快递业务的，商标、字号或者快递运单所属企业应当对实名收寄的内容、流程、安全实行统一管理。第九条　委托经营邮件、快件收寄业务的，委托方应当在委托合同中明确约定受托方的实名收寄义务，规定实名收寄的作业规范，培训、指导受托方执行实名收寄。
　　前款规定不免除委托方对实名收寄应当承担的责任。第十条　寄件人交寄邮件、快件时，应当出示本人有效身份证件，如实填写邮件详情单、快递运单等寄递详情单。第十一条　除信件和已签订安全协议用户交寄的邮件、快件外，寄递企业收寄邮件、快件时，应当核对寄件人在寄递详情单上填写的个人身份信息与有效身份证件信息。信息核对一致后，寄递企业记录证件类型与证件号码，但不得擅自记录在寄递详情单上。第十二条　寄递企业采取与用户签订安全协议方式收寄邮件、快件的，应当一次性查验寄件人的有效身份证件，登记相关身份信息，留存有效身份证件复印件。寄件人为法人或者其他组织的，寄递企业应当核对、记录其统一社会信用代码，留存法定代表人或者相关负责人的有效身份证件复印件。
　　寄递企业应当将安全协议以及用户身份信息保存至协议终止后不少于1年，并将与其签订安全协议的用户名单送邮政管理部门备案。第十三条　对委托他人交寄邮件、快件的，寄递企业应当核对、记录委托方和受托方的有效身份证件信息。第十四条　寄递企业应当使用符合国家有关要求的实名收寄信息系统，与国家实名收寄信息监管平台联网，及时收集、录入、报送实名收寄信息，并确保有关信息数据的真实、准确、完整。第十五条　有下列情形之一的，寄递企业不得收寄邮件、快件：
　　（一）寄件人交寄信件以外的邮件、快件时，拒绝出示有效身份证件，或者拒绝寄递企业登记身份信息的；
　　（二）寄递企业收寄信件以外的邮件、快件时，发现寄件人在寄递详情单上填写的寄件人姓名与出示的有效身份证件不一致的。第十六条　寄递企业应当依照法律、行政法规以及国家有关规定，建立健全信息安全保障制度，采取必要防护措施，防止信息泄露、毁损、丢失。
　　寄递企业及其从业人员应当对提供寄递服务过程中获取的用户身份信息严格保密，不得出售、泄露或者非法提供寄递服务过程中知悉的用户信息。
　　发生或者可能发生用户身份信息泄露、丢失等情况时，寄递企业应当立即采取补救措施，并向事件所在地邮政管理部门报告，配合相关部门进行调查处理。
　　寄递企业在中华人民共和国境内实名收寄活动中收集和产生的用户信息和重要数据应当在境内存储。